生成AIにワークシートは有効か？

前回のコラムでは、「生成AIづくしの研修」というテーマで、毎年恒例の研修や
ワークショップで、演習時に生成AIをフル活用してもらうやり方についてご紹介
しました。

その時の演習では、これまでも使ってきたワークシート集を使ってもらったのです
が、生成AIを使うときに果たしてワークシートは有効なのでしょうか？

今回は、ワークシートを使う場合と、使わずに自由に指示する場合のメリット・
デメリットを整理し、使い分けの目安と、良いワークシートの条件をまとめてみました。

【ワークシートは、生成AIへの「構造化された指示書」】
ワークシートには、考えるべき項目とその順番があらかじめ並んでいます。これを生成AIに渡すと、何を、どの順に、どの程度考えればよいかがそのまま伝わります。つまり、ワークシートそのものが、生成AIへの「構造化された指示書」として機能するのです。

【ワークシートを使うメリット・デメリット】
ワークシートを使うメリットは、まず、考える観点がそろい、抜け漏れが減ることです。また、自社の前提情報が伝わるので、一般論ではなく自社向けの出力になります。出力の質が安定するので、複数の案を比較したり、チームで共有したりしやすくなります。さらに、記入の過程に人の思考が残るので、AI任せになりにくいという点も見逃せません。

一方、デメリットとしては、シートの準備や記入に手間がかかること、枠の外の発想が出にくいこと、そして形式的な穴埋め作業になりやすいことが挙げられます。

【使わない（自由に指示する）メリット・デメリット】
ワークシートを使わずに自由に指示するメリットは、すぐに始められ、手軽で速いことです。自由な発散やアイデア出しに強く、想定外の切り口が得られることもあります。
一方で、指示があいまいになりやすく、出力がブレがちです。前提情報が不足すると、どこかで聞いたような一般論の回答になりがちですし、考える過程をAIに丸投げしやすいというデメリットもあります。 

【使い分けの目安】
型に沿って考え、品質をそろえたい場面ではワークシートを使い、発散や情報収集の場面では自由に指示する、というのが使い分けの目安です。
例えば、事業計画の課題整理のように、考える順序や観点がある程度決まっているテーマはワークシート向きです。逆に、新規事業のアイデアを幅広く出したい、業界の動向をざっと調べたいといった場面では、自由に指示する方が向いています。

【良いワークシートの５条件】
ワークシートを使うなら、その設計が出力の質を左右します。良いワークシートの条件を５つにまとめました。
①目的とアウトプットが明確であること。何のために、何を作るシートなのかを冒頭に書いておきます。
②項目が思考の順に並んでいること。例えば、現状→課題→打ち手→目標といった順番です。
③各欄に「問い」と粒度が示されていること。何を、どの程度（文字数や件数）書けばよいかが分かるようにします。
④自社固有の情報を書く欄があること。数値・事実・制約といった情報が、AIの一般論を防ぎます。
⑤１枚で完結し、AIにそのまま渡せること。貼り付けるだけで指示として機能するのが理想です。

【記入例は必要か？】
では、ワークシートに記入例は必要でしょうか。私の結論は、原則「あり」です。ただし、見せ方には工夫が必要です。
記入例があると、AIと人が記入の粒度やトーンをそろえられます。また、記入のハードルが下がり、手が止まらなくなります。
注意点は、例に引っ張られて、似たような回答になりやすいことです。
そこで、記入例は架空企業の例にする（私の研修では過去事例をアレンジして使っています）、「書き方の参考」であることを明記し、内容は自社で考えてもらう、発散が目的の場面では記入例を外す、といった工夫をしています。

【まとめ：目的で使い分け、使うなら「良い設計＋記入例」】
ワークシートは、生成AIを使いこなすための強力な「型」です。ただし、いつでも使えばよいというものではありません。目的に応じて自由な指示と使い分け、使うなら良い設計と記入例をセットで用意する。それが、生成AIのアウトプットの質を引き上げるカギになると考えています。

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