突然のハイブリッドは対応が大変

先週、関西出張があり、前泊入りし、朝、慣れて来たので楽勝気分で客先に出向いてみると、
大きな会議室にLANケーブルが張り巡らされており、「参加者の一人がリモート
参加となり、ハイブリッドでやることになりました」とのことです。

「？！」（聞いてないけど）

もともとワークショップのモデレータがリモート参加なので、zoomでは繋いでいる
のですが、参加者がハイブリッドとなると、全体会議やグループ討議もハイブ
リッドにせざるを得ません。

すると、ハウリング対策などいろいろなことが必要になってきて、運営の難易度
が急激に上がります。

顧客の要望なので、対応せざるを得ませんでしたが、いろいろと対応上の苦労が
ありました。

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このワークショップは、参加者が２０名ほどで、４つのグループに分かれてグループ
討議を行います。

通常のリアルの進め方としては、
(1)講師がPC画面をプロジェクターに投影して、オリエンテーションとミニ講義を行う
(2)参加者が自分のＰＣで個人ワーク、引き続いてグループ討議を行う
(3)グループ代表がプロジェクターに投影して発表を行う
(4)講師講評を行い、次に進む
これを１日１０セッション位行います。

これをハイブリッドにするには、
(A)　(1)(3)(4)の全体会議をハイブリッドにする必要があります。
さらに会議室に投影されるプロジェクター画面もzoomの画面共有にする必要があります
(B)　(2)の個人作業は参加者が自分のPCで行えばいいのですが、グループ討議は、
zoomのブレイクアウトセッションに分けて、その中で討議を行ってもらう
必要があります。

早速始めたところ、事務局の担当者が慣れていなくて、サポートの人に手伝ってもらいながら
の進行となりましたので、
・事前課題ファイルが見つからない、
・自分のＰＣの画面をプロジェクターに投影できない、
・ブレイクアウトセッションがうまく設定出来ない、
・参加者がオンライン会議に入ってこれない、
・ブレイクアウトルームに入れない、
・ハウリングする等
すぐにトラブルが続出しました。

仕方がないので、講師のPCからの投影やzoomコントロール等となったのですが、
すると、リアルなら発表者本人や事務局が対応する部分を、
全部講師が対応となり、講師負荷が３倍程度となり、これでは一日持たないと判断。

仕方がないので、出来る人にサポートをしてもらいながら、だんだんと運営できるようにして行き、
昼までには何とかスムーズに出来るようになりました。

しかし、一方で、ゴタゴタしたので、集中力が下がり、ワークの質と生産性が落ち、
午後でリカバリーせざるを得なくなりました。

それでも、午後には、だいぶ慣れて来て、zoom以外にTeamsを使って、グループで共同編集を行って、
ベンチマーク先情報の入力などを生産性高く行えるグループも出て来る等、
皆さん、コロナの３年間でオンラインツールにはだいぶ習熟したんだなと思わせられる場面も
ありました。

全員がオンラインであれば、運営はもっと楽ですが、ハイブリッドになると、
リアルとオンラインの両面での対応が必要になるので、大変になるんですね。

ただ、一人の参加者だけオンライン参加で、その人のためだけにハイブリッドになって、
事務局、講師さらに参加者全員の負担になるのは、どうも頂けないなぁと感じた一日でした。

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